ЗА КУЛИСАМИ OVERBOOKING. ИНТЕРВЬЮ С АННОЙ БИРЮКОВОЙ, ДИРЕКТОРОМ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ TRAVELLINE

12 сентября в Москве состоялась конференция OVERBOOKING, которую уже в третий раз провела компания TravelLine. Это событие за короткое время успело завоевать репутацию самого масштабного и ожидаемого мероприятия для отельеров в России. Более 1100 участников из разных регионов страны собрались, чтобы обсудить ключевые тенденции индустрии гостеприимства, обменяться опытом и найти новые идеи для развития. Конференция превратилась не только в профессиональную площадку, но и в атмосферный праздник, где бизнес соседствует с искусством, а серьезные дискуссии — с живым общением и творческими выступлениями. В этом году организаторы сделали акцент на концептуальности, подчеркнув, что гостеприимство — это искусство.

Театр начинается с вешалки, а с чего начинается конференция OVERBOOKING?

Двенадцатого сентября компания TravelLine в третий раз провела в Москве грандиозную конференцию для отельеров — OVERBOOKING (OB). Пожалуй, OB — наиболее масштабное мероприятие гостиничного бизнеса в России. Как дается компании организация такого впечатляющего события, решил поинтересоваться постоянный автор Hotelier.pro Павел Баскаков.

Разговор Павел затеял с Анной Бирюковой, директором департамента продаж TravelLine и спикером конференции в акте «Платформа».

Павел Баскаков: Конференция OVERBOOKING стала доброй традицией и при этом как бы встала «на поток» — превратилась в ежегодное горячо ожидаемое мероприятие. Анна, скажите, за сколько загодя вы начали готовить OB-2025?

Анна Бирюкова: Ребята начали поиск помещения еще весной. В апреле−мае ездили, смотрели площадки, подбирали оптимальный вариант, потому что понимали, что в этом году планировалось бóльшее* количество гостей, чем прежде.

*И действительно, на OVERBOOKING-2025 собралось около 1100 отельеров со всей страны (по сравнению с 700 человек год назад).

Павел Баскаков: Были ли при этом какие-то квоты для регионов?

Анна Бирюкова: Квот не было. Леонид Ярмольник, хэдлайнер мероприятия, правильно отметил в начале своего выступления — в зале собралась вся география страны. При этом мы понимаем, что в некоторых регионах выше бизнес-активность, участники из крупных городов чаще принимают участие в мероприятиях индустрии. В любом случае ограничений по регионам, конечно, никаких не было.

Павел Баскаков: Много ли площадок объехали прежде, чем остановить свой выбор на Loft Hall (ранее ДК завода «Серп и Молот»)?

Анна Бирюкова: Много. Но уже в мае заключили договор с этой площадкой, а в июне начали продумывать концепцию. За полтора месяца до конфы команда маркетинга занималась подготовкой к OB 90% рабочего времени.

Павел Баскаков: Чем приглянулся «Серп и Молот»?

Анна Бирюкова: Главными критериями были вместительный конференц-зал и качественное техническое оснащение: трансляция, звук, свет. Еще смотрели на атмосферность и возможность провести афтепати в той же локации.

Павел Баскаков: Многие отметили удачную возможность общаться на приятно обустроенном уличном пространстве на свежем воздухе.

Анна Бирюкова: Да, в этом тоже состоял плюс площадки.

Павел Баскаков: Как видно и как следует из слов Саши Галочкина, у вас стоит задача при проведении OB не повторяться из года в год. Есть ли посылы, являющиеся краеугольными при планировании такого события?

Анна Бирюкова: OVERBOOKING-2025 стал самым концептуальным для нас и наших клиентов. При планировании мы поставили перед собой задачу — донести, что гостеприимство — это искусство, максимально подсветить это в концепции. Отсюда выбор исторической локации, отсылки к поэзии, художественному искусству, выбор спикеров и музыкального сопровождения.

Павел Баскаков: Да, незаурядно.

Анна Бирюкова: Хотелось сделать какой-то другой формат. Мы хотим каждый год нашим клиентам что-то новое прикольное давать. Первый блок — это всегда кто-то из компании, и чаще это кто-то, кто обычно меньше других выступает. Например, я на широкую аудиторию выступала** впервые.

**Анна выступила на тему «Из хаоса в систему: как прибраться в процессах».

Не тратит ли компания зря время дорогих сотрудников?

Павел Баскаков: Какой у тебя райдер был? Вода минеральная?

Анна Бирюкова: … и лимузин (смеется). Да не было у меня никаких условий. Я за компанию всей душой!

Павел Баскаков: А репетировали? Сколько прогонов было?

Анна Бирюкова: Прогонов шесть у нас было. Сначала с маркетингом определили тему про процессы. Это как раз моя тема, я в ней сильна, каждый день с этим работаю. Поэтому не было сложностей с тем, о чем буду рассказывать. Главное было структуру выступления выстроить. Выстроили и начали прогонять. За день накануне конференции устроили уже финальный прогон, но не на большой сцене. На сцену я вышла впервые.

Павел Баскаков: Сколько человек входит в подготовительную команду OB?

Анна Бирюкова: Примерно 12 человек. Ребята распределяют работу по застройке, мерчу, инфоподдержке, внешним спикерам и прочие задачи. Накануне многие не спали, приехали в ночь с 11 на 12 сентября на площадку на монтаж. OVERBOOKING — полностью ручная работа.

Павел Баскаков: В своем выступлении вы говорили, что вы сторонник четких регламентов, правил, но при этом говорили, что любите и отступать от них. Это так?

Анна Бирюкова: Не совсем так. Мне кажется, у меня везде система. Я базируюсь на том, что обязательно должны быть стандарты. Невозможно масштабироваться, если в компании нет стандартов. Но есть свои «но»: у меня ребята обладают своей индивидуальностью. Кто-то продает с напором в онлайне, кто-то любит больше ездить по клиентам. В этом отношении я стараюсь не зажимать команду скриптами. Свобода должна быть, но алгоритм действий должен быть общий. А вот какие у них скиллы и как они с клиентом общаются — это индивидуально.

Павел Баскаков: «Эффект зумеров» при этом надо учитывать?

Анна Бирюкова: Надо. Например, у нас есть Женя. Он любит мемы, ну и классно, пусть он команду этим сближает и мотивирует. Мемасик сделает и пойдет работать с клиентами.

Павел Баскаков: Можете признаться, какие были сложные моменты в проведении OB?

Анна Бирюкова: Сложности есть всегда. Например, в этот раз была сложность с регистрацией. Однако мы замерили и установили, что всего 30 секунд уходило на регистрацию одного человека. Может, надо больше делать разбег по времени или больше стоек для регистрации. Проанализируем и поймем. По ходу дела всегда возникают какие-то мелкие детали, но наша команда всегда готова действовать в сложных ситуациях. Важный момент — на конференцию едет команда из 50 человек, и у каждого есть своя роль. Все инструкции прописываются заранее.

Павел Баскаков: TravelLine в рекламе не нуждается. В чем тогда главный посыл мероприятия?

Анна Бирюкова: Кто-то однажды сказал, что 364 дня в году отельеры принимают у себя гостей, а один день в году TravelLine принимает отели у себя. Это и есть главный посыл — поменяться с отельером местами. Практически все участники конференции — действующие клиенты TravelLine, поэтому это встреча про партнерские отношения и лояльность.

Источник: hotelier.pro